Les cadres passent en moyenne 24 jours par an en réunion, soit près de cinq semaines, selon le baromètre annuel Wisembly/Ifop. La «réunion» est un rituel fortement ancré dans les organisations. Longtemps, personne ne songeait à la remettre en cause: elle est nécessaire pour ordonner une entreprise, permettre aux collaborateurs de s’exprimer et aux différentes équipes de se coordonner. Elle se déroule la plupart du temps autour d’une table et les prises de parole s’établissent selon la hiérarchie en vigueur au sein de la structure.
Mais aujourd'hui, 80% des réunions durent plus d'une heure et 35% des cadres estiment que la moitié des réunions sont inefficaces... Du coup, depuis quelques années, les entreprises qui ont à cœur de se transformer réfléchissent à d’autres modalités de rassemblement. Des techniques de «corporate hacking», cette nouvelle attitude face au travail pour, paradoxalement, l’améliorer, ou tout simplement inspirées de bon sens. «Le meilleur moyen de hacker les réunions est déjà d’en faire sauter une grande partie», martèle Stéphanie Bacquere, cofondatrice de Nod-A, start-up française qui accompagne les entreprises dans leur démarche de mutation. Une fois ce tri effectué, voici quelques techniques pour dépoussiérer la classique réunion professionnelle.
9h30. Walking meeting
Pour bien commencer la journée, un peu d’exercice physique peut se révèler bénéfique. Popularisée par Steve Jobs, l’illustre fondateur d’Apple, la «réunion marchée» fait fureur dans la Silicon Valley. Mark Zuckerberg a installé sur le toit de Facebook une promenade d'un kilomètre. Et chez Linkedin, les salariés parcourent chaque jour la piste cyclable d’une demi-heure de Mountain View pour s'entretenir entre collaborateurs. Les «walking meetings», en plus d’être bons pour la santé, augmenteraient la créativité et la concentration. Ils favoriseraient aussi l'entente entre collègues.
11h. Réunion tactile
De retour dans la chaleur des bureaux, une solution technologique assez révolutionnaire va bouleverser la réunion prévue autour du dernier projet. Pour rendre le travail en groupe plus interactif, la start-up Adok a inventé un ordinateur nouvelle génération équipé d'un projecteur qui peut être utilisé comme une tablette géante. Qui n’a jamais été confronté, en entreprise, à l’impossibilité de travailler à plusieurs autour d’un même ordinateur? «Adok diffuse une image sur n’importe quelle surface –table, mur, sol… autour de laquelle plus de dix personnes peuvent se regrouper», décrit Ruy Fernandez, business developer chez Adok.
12h30. Point en 7P
Bientôt l’heure de déjeuner, la fatigue se fait sentir et les esprits s’égarent. Avec cette dernière réunion du matin, il s’agit de ne pas perdre de temps. La technique des 7P permet de préparer, en amont, des ateliers constructifs et rapides. «Un bon workshop, c’est 70% de préparation, assure Jean-Claude Grosjean, coach d’entreprise spécialiste de l’agilité, fondateur du cabinet de conseil Éveil Agile. Les 7P offrent un véritable cadre et peuvent être représentés de manière visuelle, sous forme de tableau, affichés sur un mur». En pratique, cela consiste à parcourir tous les points importants: le «purpose» (le but, le point de départ, pourquoi se réunit-on?), le «people» (qui participe, quel rôle pour chacun?), le «product» (les résultats, qu’est-ce qui est attendu à la sortie de l’atelier?), le «process» (l’agenda, comment répondre aux objectifs?), la «préparation» (quel matériel nécessaire en vue de la réunion?), les «practical concerns» (les éléments logistiques: réservation de la salle, horaires, etc.) et les «pitfalls» (les pièges à éviter et comment gérer les risques éventuels). Une fois ces différents points établis, la réunion ne va servir qu’à valider et à s’accorder entre collègues. L’organisateur aura un rôle d’animation.
14h30. Stand-up meeting
Au retour du déjeuner, une petite réunion de coordination est nécessaire. Toujours dans un souci de gagner un temps précieux, la «réunion debout» est en vogue dans l’univers des start-up mais pas seulement. «L’idée est de favoriser les points courts, rapides et plus efficaces, très orientés tour de parole. Pendant une dizaine de minutes, les participants forment un cercle et se font face, explique Jean-Claude Grosjean. L’astuce: la station debout étant difficile à tenir sur la longueur, les participants ne s’étendent pas...
16h. Bilan «Speed boat»
Gagner du temps, c’est important. Mais certains meetings ont pour intention au contraire d’aider des personnes qui ont besoin de temps pour s’exprimer. C’est le cas du concept de facilitation intitulé «speed boat». «Le bateau évoque un projet. Son objectif est donc d’être rapide et efficace. Toutefois, les ancres, des freins, l’empêchent d’avancer. Au cours de cette réunion, tous les participants travaillent autour de la représentation de ce bateau et expriment ce qui les “accroche au sable” à l’aide de post-it», expose Jean-Claude Grosjean. Objectif: libérer la parole. Contrairement aux stand-up meetings, qui peuvent être déployés quotidiennement, les ateliers de type «innovation game» sont plus exceptionnels, utiles pour des bilans ou rétrospectives.
17h30. Feedbacks «ROTI»
En fin de journée, les réunions perdent en efficacité, c'est là qu'intervient le «Return on Time Invested» (ROTI) à l'issue de la rencontre afin de l'améliorer grâce aux retours des participants. C’est une échelle de 1 à 5 qui fonctionne avec les doigts de la main pour évaluer le meeting. «Un doigt signifie: inutile. Je n’ai rien gagné, rien appris. Cinq doigts: excellente. Super réunion dont nous allons bénéficier, etc.», détaille Jean-Claude Grosjean.
22h. Rassemblement holographique
Si le soleil se couche à Paris, il n'est que 16h dans les bureaux new-yorkais de votre entreprise. Pour faire un point avec vos collègues américains, il y a pléthores d'outils: conf call, visio-conférence, etc. mais une technologie émergente pourrait venir chambouler la classique réunion intra-entreprise: l'hologramme. Le meeting holographique réussi du candidat à la présidentielle 2017 Jean-Luc Mélenchon représente une étape symbolique de son essor à venir. D’ailleurs, chez Accenture, un premier rassemblement s’est tenu début avril en présence de l’hologramme du PDG, Pierre Nanterme, qui a affirmé à cette occasion: «L’hologramme peut enfin passer du show business au business.»
