- Problématique
Des déplacements impossibles. C’était au temps où le confinement n’était encore qu’une option lointaine. Lundi 2 mars, EcoVadis, agence de notation RSE comptant 600 personnes dans le monde, fournisseur d’une plateforme de notation de la performance sociale et environnementale à destination des entreprises, décide de passer en digital son événement annuel. Baptisé « Sustain », dédié aux achats responsables, celui-ci avait rassemblé 700 professionnels l’année dernière et son édition 2020 devait se tenir le jeudi 12 mars à Paris. La digitalisation : une première pour cette conférence de moins de dix ans d’existence, hors live streaming « léger » pour les plénières.
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« Étant donné que nous accueillons des participants internationaux (60 %), nous ne pouvions pas maintenir le 12 mars car voyager n’était déjà plus possible et beaucoup de sociétés interdisaient alors à leurs salariés de se déplacer », dépeint Cécile Dorvault, directrice Field marketing de la société ayant récemment levé 200 millions de dollars. Sans compter le problème pour faire venir les intervenants ».
Un report apparaît compliqué dans la mesure où « beaucoup d’actions sont déjà prévues pour la deuxième partie de l’année ». Décision est donc prise de digitaliser l’événement, en en gardant la date. Au préalable, les équipes, davantage habituées aux webinaires qu’aux opérations de cette ampleur, réalisent une rapide étude de marché sur les plateformes et outils disponibles. Une course contre la montre s’engage. « Beaucoup de personnes étaient sceptiques. Nous avions dix jours au lieu de dix semaines…», évoque la manager.
- Moyens
Un salon virtuel et un chat. Le choix se porte sur la société américaine 6Connex, spécialisée dans les événements virtuels, « la plus orientée expérience client » repérée lors de l’étude comparative. Co-construit par le prestataire et des collaborateurs d’EcoVadis - au prix de quelques appels tardifs avec la Californie -, le résultat est une plateforme imitant un véritable salon.
Après connexion, le participant atterrit dans un hall d’accueil, où l’attendent les dirigeants de l’entreprise ou plutôt leurs avatars virtuels, et peut choisir de naviguer à travers différents espaces : salle plénière, salon de networking, etc. Côté usages, « nous poussons la fonctionnalité chat, permettons de voir les autres personnes connectées, proposons des chats sur des thèmes particuliers comme des questions aux dirigeants d’EcoVadis », détaille Cécile Dorvault.
Une proposition inédite pour laquelle il a fallu se battre. « La plus grosse difficulté a été le temps », témoigne la spécialiste. Outre la construction du site à plusieurs mains avec un prestataire lui aussi pressé par le temps, l’autre difficulté a été d’embarquer la quarantaine d’intervenants dans ce nouveau format de conférence : les prévenir, les former à la technique, assurer leur accompagnement… Mais ils ont suivi.
Côté financier, l’entreprise ne s’y est pas forcément retrouvée. Car, si faire le choix du virtuel permet de s’exonérer de certains frais (nourriture, transport…), celle-ci a en effet dû payer deux événements, l’annulation en dernière minute de la conférence initialement prévue n’ayant pas permis de récupérer les fonds. Des négociations sont toujours en cours à ce sujet. Le modèle économique de Sustain est basé sur des partenariats, avec neuf sponsors au total, ayant disposé de stands dans le salon virtuel.
- Résultats
Un nombre de participants doublé. Avec 1600 visiteurs uniques ayant répondu à l’appel, l’événement accueille plus de deux fois plus de participants que l’édition précédente. Par ailleurs, les inscriptions avaient triplé, montant à 2600 au total, enregistrées depuis 57 pays. La durée moyenne d’une session s’établit à dix heures. Ce qui signifie que les personnes présentes ont pris le temps de se promener dans le salon et d’écouter les intervenants comme dans un événement traditionnel. Autre avantage, Sustain a permis de diversifier le profil des participants en accueillant des visiteurs internationaux qui n’avaient pas forcément prévu de faire le déplacement à Paris. Parmi eux, par exemple, 15 % d’Américains.
En revanche, il est un peu tôt pour évaluer l’impact business. « Nous avons eu des retours très positifs des clients et des partenaires », assure Cécile Dorvault. L’événement est désormais disponible en replay sur le site d’EcoVadis. Ce qui donne aux équipes commerciales, y compris lointaines, comme en Australie ou au Japon, où l’entreprise est présente, une ressource marketing pour séduire de nouveaux clients.
L’événement pourrait aussi avoir des répercussions à l’avenir. « En dix jours notre monde conférence annuelle a été complètement chamboulé. Nous avons prouvé que cela marche. Il faut se recadrer sur les objectifs, à savoir se demander ce que l’on veut faire avec cette conférence, et à partir de là nous pourrons imaginer la suite », expose Cécile Dorvault. Comme un nouvel événement 100 % virtuel ou un mix entre le physique et le virtuel. Un retour à l’ancien modèle, uniquement physique, serait a priori exclu.
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