Le coronavirus marquera-t-il un tournant dans le développement du télétravail ? Alors que la propagation de l’épidémie a imposé la mise en place de mesures de confinement à travers toute la planète, le travail à distance s’est rapidement imposé. Néanmoins, mettre en place le télétravail dans une organisation est loin d’être simple. Dans les secteurs fortement régulés ou en lien direct avec les clients (comme la distribution ou les services financiers), il ne s’agit même pas d’une option envisageable - pour ces entreprises, des plans de continuation d’activité ont dû être définis pour garantir la sécurité des employés. Mais même dans ce cas, de nouvelles pratiques innovantes peuvent contribuer à transformer les organisations sur le long terme.
Le télétravail est loin d’être nouveau : il s’est développé en même temps que les outils numériques. En 2018, le chief experience officer de Publicis Sapient, John Maeda, publiait une étude au sujet du travail à distance : il indiquait que 41% des employés passaient déjà leur temps de travail dans un entre-deux, en partie au bureau, en partie de chez eux. Il montrait aussi que la mise en place du télétravail était associée à une augmentation de la satisfaction des employés, à une hausse de la productivité et à une réduction des coûts pour les entreprises.
Au cours de la dernière décennie, les innovations dans les outils de communication, les technologies de visioconférence et le cloud computing ont permis au travail à distance de devenir une option plus viable. Pour les entreprises qui s’y convertissent, deux facteurs clés de succès ne doivent pas être négligés : la sécurité des données et l’expérience collaborateur. La sécurisation des connexions est indispensable, en particulier lorsqu’il s’agit de traiter à distance des informations sensibles, telles que les données personnelles des clients ou des collaborateurs. En avance sur ce sujet, le secteur des services financiers adopte progressivement une approche «zero trust», qui repose sur des processus d’authentification renforcée et des validations d’accès dans le cloud.
Risque d'engorgement des réseaux
Outre la sécurisation des infrastructures, des solutions de secours doivent aussi être envisagées pour gérer les imprévus, par exemple dans le cas d’une connexion wi-fi de mauvaise qualité ou défaillante. De plus, un afflux soudain de télétravailleurs est source d’engorgement pour les réseaux internes des entreprises, comme pour ceux des fournisseurs d’accès, entraînant des ralentissements pouvant impacter la productivité. Que faire si votre connexion internet ne fonctionne plus ? Que votre wifi est défaillant ? Que votre réseau mobile est inexistant ? Dans le cadre d’un confinement, il est peu probable que vous trouviez facilement quelqu’un pour le réparer aussi rapidement qu’en temps normal… Des solutions doivent être envisagées par les entreprises pour gérer ces situations.
Pour les entreprises qui sont en lien direct avec les clients (la distribution, la logistique, la livraison…), gérer des plannings bousculés par la crise sanitaire impose de mettre en place de nouveaux outils de communication, afin de s’assurer de répondre à la demande croissante, tout en garantissant la sécurité de leurs employés. Des applications peuvent permettre aux organisations de mieux gérer ces moments de tension. Par exemple, un distributeur britannique s’appuie sur une application mobile pour organiser les plannings et permettre aux employés de mettre à jour leurs disponibilités. Une façon de créer un environnement de travail plus fluide et transparent, davantage centré sur les collaborateurs.
Diffuser une culture de la collaboration
Dans le cadre du télétravail, déployer des outils de communication efficaces et diffuser une culture de la collaboration est nécessaire pour maintenir l’engagement des collaborateurs. John Maeda fait remarquer sur son blog qu’en dépit de tous les outils à la disposition des organisations, il n’est pas toujours simple de mettre en place des pratiques de télétravail efficaces dans une organisation habituée de longue date au travail au bureau... Salles de réunions virtuelles, points quotidiens en one-to-one, canaux de communication personnalisés sont autant de moyens qui peuvent être institués pour garder les employés alignés, les familiariser avec les nouveaux process et créer un véritable environnement de travail virtuel pour toute l’organisation.
Les équipes doivent aussi repenser toutes leurs façons de faire : de l’écriture des e-mails jusqu’aux comptes-rendus de réunions, en passant par la communication avec les clients… et même ce que signifie être bon manager ou un bon mentor lorsque l’on n’est pas en lien direct avec son équipe.
Cette épidémie est une occasion d’évaluer l’efficacité des stratégies de travail à distance et des plans de continuation d’activité, alors que les entreprises commencent tout juste à mettre en place de nouvelles façons de sécuriser leurs espaces de travail en cas de crise. Le Covid-19 fait donc office de test : celui-ci permettra de savoir si votre organisation est capable d’avoir des équipes qui peuvent vraiment travailler de partout…
