L’événement se met au vert. Les attentes des entreprises en matière de RSE ont poussé la filière événementielle à accélérer sa transformation écoresponsable.
Bien sûr, on pourrait se dire qu’il vaut mieux privilégier les événements numériques : plus de transport, plus de stands à réaliser, plus de prospectus à imprimer et à distribuer… Sauf que la convivialité d’une rencontre et d’un échange sur un stand lors d’un événement physique est incontestablement plus grande qu’à travers un écran. La possibilité de découvrir de nouveaux prestataires ou nouvelles opportunités en arpentant les allées d’un salon sont aussi bien plus importantes que lors d’un événement virtuel.
D’autant que les lieux et les organisateurs d’événements ont considérablement amélioré leur démarche environnementale : optimisation des transports et offres spéciales pour se rendre sur le lieu de l’événement, économies d’énergie, réutilisation des matériaux, collaboration avec une chaîne de prestataires sensibilisés avec ces enjeux, voire détenteur d’un label écoresponsable. Depuis 2012, la norme ISO 20121 certifie les événements selon un cahier des charges et un processus de contrôle strict.
L’entreprise qui souhaite rencontrer ses prospects lors d’un événement physique tout en s’engageant elle-même dans une démarche plus responsable devra être particulièrement attentive aux points suivants. L’organisateur et le lieu dans lequel j’expose ont-ils une réelle démarche écoresponsable et est-elle labellisée ? Ce lieu est-il desservi par des transports en commun, des navettes électriques ou à hydrogène ? Mes prestataires (transporteur, traiteur, imprimeur, etc.) sont-ils eux aussi engagés dans une telle démarche ? Enfin, mon stand, ma PLV et ma documentation sont-ils conçus et imprimés dans une démarche responsable ?
Le matériel utilisé lors d’un salon devra impérativement répondre à la règle des 3R : réduire, remplacer, réutiliser.
- Réduire les quantités ; il n’est plus question aujourd’hui d’imprimer sans trop compter. Il faut au contraire optimiser les quantités de brochures et de flyers en les rendant « intelligents » par l’utilisation de QR codes ou d’autres tags renvoyant à un site ou une application numérique. Il faut concevoir le bon document pour la bonne personne. Le ciblage des données et l’impression numérique permettent aussi de créer des documents personnalisés aux quantités nécessaires.
- Remplacer quand cela est possible : les affiches, la PLV ou les présentoirs peuvent être conçus en papier ou carton (recyclable jusqu’à 7 fois) plutôt qu’en plastique et ses dérivés.
- Réutiliser tout ce qui peut l’être. Du mobilier du stand aux brochures et flyers en passant par la PLV, tout peut être réutilisé. Pour cela, il faut utiliser des éléments modulables et imaginer un marquage qui s’inscrit dans la durée et qui doit être conçu pour les différents événements auxquels vous avez prévu de participer. L’objectif étant de mettre en circulation des documents à la durée de vie optimisée, pour cela les dates et références à une période donnée seront exclus si cela est possible, induisant une utilisation future des supports.
Si, dans les grandes entreprises, des référents RSE ont été nommés, rien n’empêche les structures plus modestes de sensibiliser un ou plusieurs ambassadeurs à l’écoresponsabilité en charge de ces questions pour monter en expertise sur les enjeux de la responsabilité environnementale y compris des PME ou des artisans.