La crise sanitaire a fait exploser le nombre d'événements qui sont organisés en ligne. Mais au-delà du nombre de participants, il convient de mobiliser un certain nombre d'outils pour véritablement engager les audiences.
Il n’est un secret pour personne que la crise sanitaire a eu un impact structurel sur l’organisation et le fonctionnement du travail en entreprise. Avec la pandémie, les réunions, événements ou salons ont dû se tourner vers le digital et les collaborateurs ont vu leur agenda se remplir de visioconférences et autres appels vidéo. Si le travail à distance ou les modèles hybrides ont démocratisé l’utilisation d’outils et plateformes en ligne pour les réunions et évènements, il a également soulevé la question de l’engagement des participants.
Connecté n’est pas synonyme d’engagé
Une erreur souvent commise lorsqu’il s’agit de mesurer l’engagement des participants est de se référer à leur nombre. Il est nécessaire de décorréler ces deux facteurs. En effet, il est plus facile d’être déconcentré derrière un écran qu’en présentiel ou depuis son salon que dans un bureau. Travailler sur d'autres projets, répondre à des courriels, les tentations sont nombreuses.
Cela signifie que si le nombre de participants aux événements et aux réunions est élevé, l'engagement ne l'est pas forcément. Il est possible que les participants ne soient attentifs que d’une oreille et s’adonnent à des activités ou tâches annexes en parallèle. En plus d’être contre-productif, cela peut avoir un impact négatif sur le travail des personnes qui organisent ces réunions, webinaires ou événements virtuels, qui peuvent ressentir un manque de participation pendant ces sessions, entraînant alors un risque de ne pas renouveler l'expérience. Ou alors, cela peut au contraire les induire en erreur en pensant que l’évènement a intéressé l'audience et donc continuer à en organiser de la même manière. A long terme, c'est peu profitable pour les entreprises, car l'organisation d'un événement a, sans aucun doute, des coûts financiers et de ressources.
Heureusement, les indicateurs tels que les taux d'inscription et de participation, qui étaient autrefois les seuls garants de la mesure du succès d'un événement, ne sont plus le seul moyen de déterminer si une réunion ou un événement a atteint ses objectifs, car ceux-ci peuvent souvent s'avérer être de mauvais baromètres. Il est important d'examiner un certain nombre d'autres indicateurs afin de déterminer si les participants ont réellement pris part à la session mais également de s’assurer que le message a trouvé un écho auprès du public et pouvoir définir quelles mesures de suivi mettre en place afin d’impliquer davantage les participants et améliorer les prochains évènements ou réunions.
Engager son public directement
Lorsque l’on organise un événement en ligne, il est important d'expliquer, en amont, aux participants les fonctionnalités mises à disposition par la plateforme choisie. Ces derniers pourront ainsi utiliser les différents services durant la session comme poser des questions en direct ou répondre à des sondages. S’assurer de la compréhension de l’outil que l’on utilise lors d’un événement est donc directement corrélé à l’engagement qui en découlera.
Pendant l'événement, la présence d’un modérateur est très souvent utile. En effet, c’est ce dernier qui, le plus souvent, aura la charge du chat, des questions des participants ou de lancer les sondages. Le modérateur endosse donc le rôle d’animateur, prêt à décharger les organisateurs de la pression des à-côtés d’un événement. Mais si la communication est essentielle pour un évènement réussi, il est aussi important de comprendre les outils qui peuvent augmenter l’engagement. Grâce à eux, n’importe quel organisateur de webinars et de réunions peut améliorer l’impact d’un événement ainsi que gagner plus facilement l’adhésion du public.
Parmi les quelques mesures pouvant être mise en place pendant les événements, qu'il s'agisse de conférences, de webinaires ou de réunions internes à l'entreprise, il y a d'abord les messages et les questions dans le chat. Les participants ont-ils participé activement en postant des messages visibles par tous ? Il est intéressant d’établir une connexion dès le début via des questions simples et ludiques et de laisser du temps pour que le public réponde. Ainsi, cela montre que ce n’est pas une présentation à sens unique et ça permet d’avoir des retours via message pour améliorer en temps-réel la présentation.
Chat et sondages
D’ailleurs, comme mentionné auparavant, il est impératif de répondre aux questions. Des données internes montrent qu’un événement a capté suffisamment l’attention des personnes présentes lorsqu'un participant sur cinq pose une question. Il est donc recommandé d'utiliser une plateforme qui affiche les questions aux yeux de tous, afin que les participants voient les réponses s’afficher au fur et à mesure et les incitent à poser les leurs. Ainsi, l’organisateur de l'événement peut répondre en temps réel à l’oral ou le modérateur peut s’en charger à l’écrit.
Autre piste, les sondages. Grâce à cet outil simple et efficace, la mesure de l’engagement devient un jeu d’enfant. En effet, les sondages maintiennent l’intérêt des participants grâce à son côté ludique tout en donnant de précieux retours à l’organisateur. Nous conseillons en général de soumettre un sondage toutes les 15 minutes pour entretenir l’intérêt de l’audience. Enfin, il convient de regarder la durée de présence. Combien de temps les participants restent connectés à l’évènement et à quels moments se déconnectent-ils ? C’est un élément de mesure très important pour analyser ses conférences. Si la moitié des participants sont partis au milieu de votre présentation et n'ont jamais regardé la rediffusion, cela signifie qu’il y a quelque chose à améliorer.
En se concentrant sur les données relatives à l'engagement plutôt qu'à la participation, les entreprises peuvent véritablement mesurer l’impact de leurs sessions et l’atteinte ou non de leurs objectifs. Les spécialistes du marketing peuvent par exemple identifier l'intérêt de leur public au cours d'un webinaire et transmettre l'information à leurs équipes de vente. Les équipes opérationnelles peuvent s'assurer que les formations internes sont bien intégrées en suivant l'engagement des collaborateurs tout au long de la session. C'est une aide vitale pour les entreprises qui ont fait le choix des modèles à distance ou hybrides.
