Managers et patrons, voici le top 20 des erreurs les plus courantes dans la gestion d’une agence. On vous aura prévenus !
CÔTÉ COMMERCIAL
● Ne pas maîtriser le timing du pipe commercial : des dizaines de tableaux, des heures de réunion, des litres de cafés, les blagues de Jipé, et pourtant toujours aucune visibilité… Et bien entendu, la gestion du planning au dernier moment, sinon, c’est pas drôle.
● Ne pas connaître en temps réel le coût exact d’une avant-vente : c'est utile pourtant pour le comparer à la probabilité de gain et éviter le burn-out de Sylvie, qui en plus ne rapportera pas un kopek.
● Ne pas historiser et analyser les motifs de perte d’une compétition, alors qu’un tableau tout simple montre rapidement en fin d’année là où l'on n’est pas bon. C'est la base !
● Ne pas suivre son taux de transformation. Ce serait pourtant utile. Car avec le doigt mouillé, il y a souvent de vrais écarts insoupçonnés (sectoriel, client, commercial ou offres).
CÔTÉ PRODUCTION
● Multiplier les outils de gestion de projets. Chacun y va de son outil et de sa méthode. Du coup, il est impossible d’avoir une consolidation et de voir que ça va déraper avant qu’il ne soit trop tard... Aïe !
● Centraliser le planning sur une seule personne. Le trafic manager est souvent in fine celui qui fait le planning pour les autres au lieu de régler les conflits. Et hop, on se crée un beau goulot d’étranglement souvent à l’origine de lenteurs, retards et d’une absence totale de vision au-delà de la semaine du planning.
● Ne pas connaître la rentabilité d’un projet. Rares sont les agences en capacité de dire précisément si elles gagnent ou perdent de l’argent sur leurs projets, et encore moins si elles vont en gagner ou pas dans le cas des avant-ventes.
● Ne pas suivre sa production à l’avancement (nombre d’agences la suivent à la facturation le plus souvent). Résultat : de vrais écarts de gestion et un mois de décembre qui, comme par hasard, est le meilleur de l’année en comptabilité. #OnVousVoit.
● Ne pas lier les achats à un projet. Impossible, du coup, de connaître le coût réel d’un projet, et donc qui nous fait gagner de l’argent et qui nous en fait perdre.
● Ne pas suivre la qualité projets. Peu d’agences pensent à associer de manière automatisée des notations qualitatives à leurs projets (enquêtes client par exemple).
CÔTÉ RH
● «Qui est là aujourd’hui ?» C'est une phrase que l’on entend souvent en agence et qui témoigne du manque d’outils dans la gestion du télétravail...
● La peur du reporting chez les équipes. Il est curieux d’entendre trop souvent des équipes apeurées du déploiement d’un nouvel outil du fait qu’il pourrait montrer à la direction des choses peu flatteuses. Au contraire, c’est aussi l’occasion de mettre en lumière l’efficacité de ceux qu’on entend le moins.
● Rattacher une personne à plusieurs managers : c'est le B-A-BA de l’erreur de manager.
● Ne pas écrire et cadrer les objectifs individuels. Combien, en agence, n’ont pas un objectif clair assigné par leur management ? C'est plutôt utile pourtant pour savoir où l'on va.
● Ne pas suivre la satisfaction des collaborateurs de manière automatisée. Qui sollicite l’avis de ses équipes sur les projets ou les conditions de travail ? Et combien de managers découvrent (trop tard) ledit avis sur Twitter ou en story Instagram ?
● Ne pas être réactif aux demandes quotidiennes des collaborateurs pour leur fournir les bons outils pour travailler correctement (matériel...). En plus de les rendre plus efficaces, ça aide également à diminuer le turn-over bien trop élevé en agence. Un collaborateur qui se sait écouté est un collaborateur qui voudra rester.
CÔTÉ FINANCE
● Faire trop compliqué : des codes comptables par type de projet qui nécessitent des ressaisies dans tous les sens par exemple, des holdings à tout va... SIM-PLI-CI-TÉ, on vous dit.
● Ne pas avoir de tableaux d’anticipation (cash, atterrissage…).
● Ne pas automatiser (facturation, relance, relance interne). Cela évite les oublis, sans parler du gain de temps.
● Ne pas savoir classer ses clients (marge brute vs rentabilité, dépendance...).
Vous vous reconnaissez dans certaines de ces erreurs ? Faites évoluer vos méthodes ! La période actuelle est l’occasion parfaite de faire bouger les lignes et les process, de remettre en question l’organisation et d’échanger davantage avec vos équipes et vos clients.
