1. Rechercher l’équilibre
La première particularité des événements à la fois physiques et digitaux est qu’ils impliquent deux groupes de personnes : un sur place (intervenants, public éventuellement) et l’autre à distance, derrière son écran. « Ce qui nécessite une double gestion avec, en partie, les ingrédients du présentiel (accueil, hospitality…) et une réalisation qui doit être pensée plutôt pour ceux qui sont à distance », dépeint Vincent Dumont, directeur général de l’agence événementielle Chaïkana.
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Le défi : trouver le bon équilibre entre les deux. « L’expérience de part et d’autre sera différente mais elle doit apporter un même niveau d’excitation pour que personne ne se dise : ''pourquoi je ne suis pas là ?'' », avance Axel Bonnichon, fondateur de l’agence événementielle Black Lemon.
2. Maintenir l’attention
Dans ce contexte, « la question de l’attention est le cœur du sujet », explique Vincent Dumont. Cela doit conduire les entreprises à se poser la question non seulement des messages à faire passer mais aussi et surtout de ce qu’attendent les participants, afin de susciter leur intérêt. « En premier lieu, cela oblige à être beaucoup plus exigeant sur les contenus », développe Vincent Dumont. D'où une préparation accrue en amont. Pour attirer et garder son public, Axel Bonnichon, quant à lui, mise sur la scénarisation. « Nous avons adapté nos histoires aux nouveaux formats. Cela passe aussi par du teasing », précise-t-il.
3. Soigner le rythme
Autre ingrédient crucial pour conserver son audience : soigner le rythme de son événement hybride, en veillant à la diversité des formats (interview, sujet vidéo…) et en en changeant souvent. « Il faut qu’il se passe quelque chose toutes les deux minutes », assure Vincent Dumont. Durée idéale ? Entre 30 et 60 minutes selon les experts, mais pas au-delà, où il devient plus compliqué de captiver quelqu’un derrière son ordinateur.
4. S’inspirer d'autres univers comme la télévision
Autant de questions que les acteurs de la télévision connaissent bien. Avec la crise, les acteurs de l’événementiel se sont approprié les codes de cet univers. Selon l'association de lieux événementiels La Clé, une quarantaine de studios auraient fleuri chez eux rien qu’à Paris. Chaïkana, de son côté, a mis sur pied une offre dédiée. Black Lemon a adopté une tout autre approche. « Nous souhaitons que les gens vivent des expériences dont ils soient acteurs », témoigne Axel Bonnichon. L’agence peaufine pour un client un projet où chaque participant pourra, le jour J, choisir les images qu’il verra et son degré d’implication dans l’image, suite à des tournages réalisés sous divers angles de vues. Un peu à la manière de ces fictions dont « vous êtes le héros ».
5. Débloquer un budget suffisant
Ce n’est pas parce que moins de personnes sont réunies au même endroit que le budget sera forcément moins élevé. « Production d’images, développement de plateforme digitale, location de décor… Le principal pôle de dépense diffère dans chaque projet », observe Axel Bonnichon. « Les postes budgétaires s'inversent vs un événement en présentiel », ajoute Vincent Dumont. Là où traditionnellement l’accueil, la logistique, le traiteur occasionnent l’essentiel des dépenses, avec ce nouveau format, les fonds sont basculés vers les contenus et la création du programme.
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