1. Distinguer événement digital et virtuel
Le coronavirus a accéléré la digitalisation des événements et contribué à développer la dimension virtuelle, face à l’impossibilité du réel. De quoi s’agit-il ? « C’est un sujet d’UX (user expérience). Le marché a qualifié les événements virtuels d’événements immersifs où l’internaute est amené à évoluer presque comme dans la vie réelle. Les expériences diffèrent en fonction des technologies (software, hardware avec lunettes VR…). Les événements digitaux sont davantage rapportés à des expériences digitales classiques issues du web où l’enjeu est de permettre au participant d’accéder à l’information de manière aisée et le plus rapidement possible », définit Guillaume Mikowski, CEO de l’agence Brainsonic, qui propose des solutions permettant d’entrer dans un univers totalement 3D (à la « Second Life ») ou en 3D « photoréaliste ». L’événement virtuel s’inscrit ainsi dans un espace modélisé en 3D dans lequel les participants vont pouvoir se déplacer, assister à des plénières, participer à des ateliers, converser et interagir… en se connectant à une plateforme.
2. Définir le fond et la forme de l’expérience
Avant de se lancer dans la virtualisation, il faut avant tout déterminer ce qui fait la valeur ajoutée de son événement (ou ce qui le différencie de celui de la concurrence) afin de la traduire en digital. Puis, s’assurer que le contenu peut également être adapté en version digitale.
Auquel cas, réfléchir à son évolution et/ou sa transformation pour qu’il garde toute sa pertinence. Sur la forme, « un e-évènement est construit sur les mêmes ressorts qu’un événement en termes de densité de contenu et d’émotions. Néanmoins, le format doit être plus court, plus compact et encore plus interactif », indique Christophe Cousin, président fondateur de l’agence Win-Win, qui a modélisé le Grand Palais et l’Olympia pour les futurs événements de ses clients.
3. Maîtriser les process
Difficile d’improviser quand le concept même repose sur la technologie. Car, outre la réalisation des expériences, il faut vérifier que le mode de digitalisation corresponde aux usages de ses audiences et permette de les attirer. Pour faire les bons choix techniques et maîtriser toute la chaîne de production (préparation des orateurs pour les duplex…), il est donc conseillé de faire appel à une agence
spécialisée dans le digital ou l’hybridation des événements. Elle peut ainsi vous accompagner sur des problématiques stratégiques (collecte data, ROI…) mais aussi environnementales. Car « un événement virtuel génère une moindre empreinte carbone, ce qui est meilleur pour la planète. Cet enjeu va contraindre à terme les événements physiques à proposer une expérience encore plus forte pour justifier leur existence », conclut Christophe
Lachnitt, consultant en communication.
La magie du virtuel
Si les organisateurs aiment rappeler que l’événement virtuel n’est pas comparable à son alter ego présentiel dont il ne serait qu’une version dégradée, plusieurs entreprises lui trouvent de vrais atouts.
