Mars 2020 : l’événementiel est sous le choc. Dans l’urgence de se mettre au virtuel, créer des événements responsables n’était peut-être pas la première priorité. Il n'empêche. La question, une fois la sidération passée, se pose de nouveau. « Il y a deux grands sujets : maximiser ses retombées et effacer ses impacts négatifs, explique Béatrice Eastham, fondatrice de la société de conseil Green Evénements. Ce qui compte, c’est de réaliser un événement zéro-net carbone et zéro déchet ».
1. Réduire son empreinte carbone
Pour les déchets, la virtualisation de l’événement résout d’office le problème, tout comme celui du potentiel gâchis de nourriture. Et le fait que les participants n’aient pas à se déplacer allège largement l’empreinte carbone. Ce qui n’empêche pas certains efforts, comme « miser sur le local en hébergeant sa plateforme digitale en France et faire appel à des prestataires certifiés », théorise Jean-Baptiste Fouquet-Lapar, directeur général de l’agence événementielle Numéro 21. « On pourra aussi se poser aussi la question des terminaux existants : faudra-t-il en acheter d’autres pour que cela fonctionne ? », complète Béatrice Eastham. Autre sujet : la manière de communiquer autour de l’événement. C’est peut-être le moment de mieux cibler et d’optimiser ses mailings et sa base de données pour éviter une certaine pollution numérique avec des envois inutiles.
2. Calculer et compenser
« Nous testons actuellement avec des clients organisateurs et prestataires un outil d’évaluation de l’impact carbone, qui inclut la partie digitale et sera disponible cet été », confie Béatrice Eastham. Cleo, calculateur de performance événementielle développé par l’Unimev et le Comité régional du tourisme Paris Région, prend aussi la problématique en compte. Pour agir à l’autre bout de la chaîne, l’agence événementielle Win-Win propose systématiquement, depuis début 2021, un dispositif « incompressible » de compensation de la pollution émise par les événements digitaux. « Pour chaque kg équivalent CO2 émis, un arbre sera planté dans une forêt en Vendée. Les coûts de ce dispositif seront supportés à 50 % par le client et 50 % par l’agence », détaille un communiqué.
3. Inclure tous les publics
L’avantage d’un événement digital est qu’il fait tomber les barrières géographiques pour les participants, qui peuvent se connecter de partout - pour peu que ce soit dans une zone avec du réseau. Une occasion pour les organisateurs de se poser la question de l’inclusion de tous les publics, que ce soit, sur des volets différents, des personnes malvoyantes ou malentendantes, mal à l’aise avec les outils numériques ou mal équipées en ordinateurs et smartphones. Cela peut passer par du sous-titrage, du doublage, de la traduction en langue des signes, de l’accompagnement à la connexion via des tutoriels. Autre possibilité : faire appel à des prestataires engagés dans l’insertion par le travail.