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Publication d’annonces légales et digitalisation des processus

21/03/2018 - par Cyndie Guez

Se lancer dans l’entrepreneuriat demande rigueur et organisation. Malgré le fait que la digitalisation apporte son lot de nouvelles questions, il en reste qu’elle compte de nombreux avantages pour l’entrepreneur, dont la simplification des procédures.

Jeune entrepreneur ou créateur expérimenté, la majorité des dirigeants d’entreprise sont confrontés à une multitude de formalités et de formulaires à remplir, dont l’annonce légale (lire : Comment déposer une annonce légale ?). De la création d’une société de type SARL, SCI, SAS ou d’une modification de statuts, les différents évènements de la vie d’une entreprise nécessitent la publication d'annonce légale (en lire plus).  Si pendant longtemps il était impératif de prendre contact avec un journal officiel d’annonces légales, la dématérialisation des processus et les nouveaux outils digitaux permettent désormais aux entrepreneurs, dirigeants, responsables juridiques ou comptables, d’effectuer ces démarches rapidement en ligne.

La révolution numérique a donc conduit à l’évolution de la stratégie des entreprises dans leur communication financière, transformée les organisations, bouleversée les professions réglementées, facilitée l’émergence de nouveaux acteurs en ligne, dématérialisée les procédures administratives… sans s’attaquer, pour le moment, à son principal vecteur de diffusion à savoir la presse écrite.

 

Quels sont les enjeux de la réalisation de ces formalités en ligne ?

 

Le développement du numérique et le souci de transparence financière

 

Au cours des dernières années, la transformation numérique, à laquelle les entreprises ont été confrontées, a apporté son lot de nouvelles questions concernant la transparence financière et l’utilisation des nouveaux outils de communication et de diffusion.  En effet, si la transmission d’informations, la visibilité ou encore la relation client des entreprises passent de plus en plus par les réseaux sociaux comme Facebook, Twitter ou encore LinkedIn, ces derniers ne sont cependant pas reconnus comme étant des outils de diffusion habilités à publier les événements qui jalonnent la vie d’une entreprise. A l’heure des fakenews et des cyberattaques, la presse et son mode de diffusion multicanale (print+web), joue encore un rôle majeur dans le cadre de la transparence économique et financière. Si les dirigeants ont toujours le devoir d’annoncer publiquement toutes modifications de statut dans un journal habilité par une préfecture, ils ne sont néanmoins plus tenus de passer par une profession réglementée pour effectuer des démarches simplistes de publications légales.

 

L’assurance d’un stockage des documents

 

De nombreuses plateformes dans l’univers des legaltech ont pu combiner la réalisation des formalités en ligne avec une dématérialisation totale des processus (constitution d’un contrat, signature électronique, envoi des informations, règlement en ligne…) jusqu’à leur diffusion et leur archivage, facilitant ainsi la conservation de la preuve juridique.

 

Une rédaction de l'annonce légale en ligne simplifiée en un temps record

 

Les sociétés commerciales sont tenues de publier une annonce légale en amont de leur constitution effective. Cette formalité est obligatoire pour déposer le dossier de création au greffe du tribunal de commerce.

 

Un certain nombre d'informations doivent apparaître dans l’annonce légale afin que cette dernière soit conforme à la loi. Perçue pendant longtemps comme un véritable chemin de croix par les responsables juridiques, comptables ou encore les entrepreneurs, la transformation numérique et la simplification des processus permettent dorénavant de réaliser cette formalité en ligne. Les formulaires préremplis, où seuls les champs obligatoires apparaissent ; la rédaction automatique et optimisée, permettant de réduire le cout de l’annonce sans en affecter le sens ; la génération automatique d’une attestation de parution, indispensable à la poursuite des démarches administratives auprès du Greffe… sont des exemples concrets du bénéfice de la dématérialisation des procédures.

 

Obtenir de meilleurs prix en publiant son annonce légale en ligne

 

Ayant pour obligation de publier son annonce légale dans le département du siège social de la société, le dirigeant doit donc choisir son journal avec précaution et s’assurer qu’il soit bien habilité à publier ses informations, au risque de voir sa formalité recalée par les greffes. C’est également un choix de communication et de diffusion qui se posent à lui : un journal quotidien a large diffusion ? un hebdomadaire de la presse judiciaire ? un journal au rayonnement exclusivement local ?

 

Malgré une tarification départementale fixant un prix à la ligne, d'un journal à l'autre le tarif de parution d'une annonce légale peut varier fortement. La feuille de style ou encore la composition d’une annonce variant d’un journal à l’autre, il est donc impératif de se renseigner sur les prix au préalable ou de s’appuyer sur un comparateur en ligne. Si effectuer sa publication en ligne permet de comparer facilement les coûts, c’est également le moyen de s’assurer d’une composition économique et d’effectuer plusieurs annonces légales en une seule : une solution idéale permettant de concilier rapidité et économie.

 

L’avènement des plateformes et intermédiaires en ligne, a donc permis à l’entreprise de simplifier ses process de rédaction et de publication de tous les changements légaux inhérents à son fonctionnement, mais également d’en optimiser ses couts…sans en restreindre sa visibilité auprès du grand public, probablement au grand dam de certains !

 

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